Documentación · Datos y copias de seguridad

Dónde están tus datos, cómo se copian y qué te llevas si un día te vas

Contratar un software de gestión es dejarle a alguien la caja, la carta y la lista de clientes. Esta página responde, sin rodeos, las tres preguntas que deberías hacer antes de firmar con nadie —también con nosotros—: dónde viven esos datos, quién los copia y qué pasa con ellos el día que te marchas.

Resumen en una línea: los datos están en un servidor en Alemania (UE), se copian cada noche y la copia se verifica sola, y el día que te vayas te llevas tus datos en un ZIP con un CSV por tabla.

1. Dónde viven los datos

Servidor principal	Un servidor en Núremberg (Alemania), dentro de la Unión Europea, contratado a Hetzner Online GmbH. Ahí viven la web, las reservas, la tienda, el TPV y sus bases de datos.
Copias de seguridad	En ese mismo servidor de Alemania, en un directorio al que solo llega el administrador del sistema.
Red y DNS	Cloudflare, por delante del servidor, para el CDN y la protección frente a ataques.
Pagos	No guardamos números de tarjeta ni cuentas bancarias: los procesan Stripe y GoCardless en sus propios sistemas.
Resto de proveedores	La lista completa de encargados del tratamiento, con su finalidad y su país, está en la política de privacidad.

La lista completa de encargados del tratamiento —quién es cada proveedor, para qué trata datos y en qué país está— se publica en la política de privacidad.

2. Las copias de seguridad

Una copia de seguridad que nadie comprueba no es una copia de seguridad: es una suposición. Por eso lo que se publica aquí no es «hacemos backups», sino cada cuánto, de qué, cuánto tiempo se guarda y cómo se verifica.

Cada cuánto	Una copia automática cada noche, a las 03:17 UTC. No depende de que nadie se acuerde: la lanza una tarea programada del servidor.
Qué se copia	Todas las bases de datos del sistema —reservas, TPV (incluidos los registros Verifactu), tienda— y los ficheros que subes tú: imágenes de producto de la tienda y los adjuntos del formulario de alta.
Qué NO se copia	El código, porque se regenera desde el repositorio. No es un dato tuyo y no aporta nada guardarlo dos veces.
Cuánto se guarda	Los últimos 14 días. Cada noche se añade la copia nueva y se retiran las que superan ese plazo.
Dónde	En el mismo servidor de Núremberg que sirve la producción, en un directorio restringido al administrador.
Cómo sabemos que sirve	La copia se verifica la misma noche que se hace: se comprueba que el fichero no está corrupto y que dentro están de verdad las bases del TPV y de reservas. Si algo falla, la tarea termina en error en vez de decir «OK». Además existe un simulacro de restauración que recupera la base del TPV en una base de usar y tirar y compara los recuentos de filas contra producción; el último se pasó el 17 de julio de 2026 y cuadró.

3. Qué te llevas y qué pasa si te das de baja

Los datos son tuyos, por escrito. Los términos del servicio dicen que el cliente conserva la titularidad de su marca, de sus contenidos —textos, imágenes, carta— y de sus datos; nosotros solo tenemos licencia para alojarlos y mostrarlos mientras prestamos el servicio.
Sin permanencia. La suscripción se puede dar de baja en cualquier momento. El servicio sigue activo hasta el final del periodo ya abonado y no se renueva.
Un paquete con tus datos, no un puñado de informes sueltos. Desde el panel, el titular de la cuenta puede descargar sus datos en un único archivo ZIP con un CSV por cada tabla, según los módulos contratados: las ventas y la carta del TPV, los escandallos si tienes Stock y Recetas, las reservas si tienes el módulo de reservas, y tus clientes. Lo que no tengas contratado no sale, sencillamente porque no existe. Es el formato que abre Excel y que acepta cualquier gestoría, y no hay que pedirnos nada para usarlo: lo descarga el titular —un empleado no—. Si prefieres pedirlo por correo, lo entregamos en un plazo máximo de 5 días hábiles.
Y lo que NO va dentro, a propósito. No se exportan credenciales ni llaves —tu certificado fiscal, los tokens, los enlaces públicos de reserva o de lista de espera, los identificadores de Stripe—: un ZIP que va por correo o acaba en una carpeta de descargas no es sitio para las llaves de tu negocio. Tampoco va el libro registro de Verifactu, que se conserva aparte por ser material fiscal de la AEAT y fuera de su contexto solo confunde. Ni el registro de auditoría, porque cruzaría empleado, IP, dispositivo y hora, y esos datos están para minimizarse, no para viajar en un ZIP.
Y los informes, por separado. Además del paquete completo, el panel exporta en CSV los informes de ventas, la analítica del negocio, el registro de actividad, los movimientos de caja y el informe de comisiones de Incentivos, cuando lo que quieres es una cifra concreta y no todo.
El derecho que hay detrás. El derecho de portabilidad del RGPD —que te entreguemos tus datos para llevártelos a otro responsable— está reconocido en la política de privacidad y se ejerce escribiendo a [email protected].
Qué pasa con los datos después. Terminada la relación se conservan solo durante los plazos legales aplicables —hasta 6 años para la documentación mercantil y hasta 4 para las obligaciones tributarias— y después se suprimen o anonimizan, salvo obligación legal de conservarlos. Los plazos por tipo de dato están detallados en la política de privacidad.

Preguntas frecuentes

¿Dónde están alojados exactamente mis datos?

En un servidor situado en Núremberg (Alemania), dentro de la Unión Europea, contratado a Hetzner Online GmbH. La operativa de tu negocio —web, reservas, tienda y TPV— no se aloja fuera del Espacio Económico Europeo. Los proveedores que sí están fuera, como el CDN o el envío de correos transaccionales, aparecen uno a uno, con su país y su base de transferencia, en la política de privacidad.

¿Hacéis copias de seguridad? ¿Cada cuánto y cuánto las guardáis?

Sí. Una copia automática cada noche a las 03:17 UTC, con las bases de datos completas —reservas, TPV con sus registros Verifactu, tienda— y los ficheros que hayas subido. Se conservan los últimos 14 días. La copia se verifica la misma noche que se hace: si el fichero saliera corrupto o le faltara alguna base, la tarea termina en error en lugar de dar un «OK» que nadie comprobaría.

Si me doy de baja, ¿qué me llevo?

Tus datos, mientras eres cliente y cuando dejas de serlo: así está escrito en los términos del servicio. Desde el panel, el titular de la cuenta puede descargar sus datos en un único archivo ZIP con un CSV por tabla, según los módulos contratados —las ventas y la carta del TPV, los escandallos si tienes Stock y Recetas, las reservas si tienes el módulo de reservas, tus clientes—. Es el formato que abre Excel y que acepta cualquier gestoría, y lo descarga el titular, no un empleado; si prefieres pedirlo por correo, lo entregamos en un plazo máximo de 5 días hábiles. Quedan fuera a propósito las credenciales y llaves (certificado fiscal, tokens, enlaces públicos de reserva y lista de espera, identificadores de Stripe), el libro registro de Verifactu —material fiscal que se conserva aparte— y el registro de auditoría, que cruza empleado, IP, dispositivo y hora. Aparte del paquete, el panel sigue exportando en CSV los informes sueltos para cuando solo quieres una cifra concreta.

Y mis datos, ¿se borran cuando me voy?

Al terminar la relación se conservan únicamente durante los plazos que exige la ley española —hasta 6 años la documentación mercantil y hasta 4 años las obligaciones tributarias— y transcurridos esos plazos se suprimen o se anonimizan, salvo que otra obligación legal exija conservarlos. Los plazos exactos, por tipo de dato, están en la política de privacidad, que es el documento que manda.

¿Quién puede ver los datos de mi negocio?

Cada negocio es un inquilino separado dentro del sistema y solo ve lo suyo. Por nuestra parte, el acceso administrativo es del fundador, que es quien mantiene la infraestructura y quien atiende el soporte. No vendemos ni cedemos datos a terceros; los únicos terceros que los tratan son los encargados del tratamiento listados en la política de privacidad, cada uno con su contrato del artículo 28 del RGPD.

¿Esta página sustituye a la política de privacidad?

No. Esta página es divulgativa: explica en lenguaje llano lo que hacemos. Los documentos que obligan son el aviso legal, los términos del servicio, la política de privacidad y la política de cookies. Si algo aquí pareciera decir algo distinto de lo que dicen ellos, mandan ellos.

Los documentos que mandan

Esta página explica; no sustituye a nada. Lo que obliga está aquí: política de privacidad, términos del servicio, aviso legal y política de cookies.

¿Te preocupa más lo que pasa cuando algo se cae que dónde está guardado? Entonces te interesan el soporte 24/7 y qué hacer si falla el TPV en pleno servicio y la tabla completa del modo offline.